Podstawą każdego systemu są niewielkie eleganckie panele dotykowe, montowane przy drzwiach każdej sali konferencyjnej. Na pierwszy rzut oka widać na nich status pomieszczenia – zazwyczaj oznaczony kolorem zielonym (wolne) lub czerwonym (zajęte) – oraz informacje o bieżącym i nadchodzących spotkaniach.
Pracownik może podejść do panelu i zarezerwować salę „ad hoc” na najbliższy wolny termin. Jednak prawdziwa siła tych systemów leży w pełnej integracji z narzędziami, których firma używa na co dzień. Synchronizują się one z kalendarzami korporacyjnymi takimi jak Microsoft Outlook czy Google Calendar. Oznacza to, że pracownik może zarezerwować salę bezpośrednio podczas tworzenia zaproszenia na spotkanie w swoim kalendarzu, a rezerwacja automatycznie pojawi się na panelu przy drzwiach i będzie widoczna dla wszystkich w firmie.
Wdrożenie systemu rezerwacji przynosi firmie korzyści na wielu poziomach.
Zamiast szukać wolnej sali, dzwonić do recepcji czy sprawdzać kilka kalendarzy, pracownicy mogą znaleźć i zarezerwować odpowiednie pomieszczenie w kilkanaście sekund, nie odrywając się od swoich zadań. Ten z pozoru niewielki zysk w skali całej organizacji przekłada się na setki zaoszczędzonych godzin rocznie.
Wiele systemów oferuje funkcję automatycznego zwalniania sal, jeśli zarezerwowane spotkanie się nie rozpocznie w określonym czasie (np. 15 minut). To proste rozwiązanie zapobiega blokowaniu sal przez „spotkania-duchy”, które istnieją tylko w kalendarzu. Dzięki temu rzeczywiste wykorzystanie przestrzeni biurowej rośnie, a firma może podejmować świadome decyzje o ewentualnej rozbudowie lub reorganizacji biura na podstawie twardych danych z raportów systemowych.
