Podstawą bezpiecznego przechowywania danych jest ich centralizacja. Zamiast rozpraszać pliki na wielu komputerach, gromadzi się je w jednym dobrze zabezpieczonym miejscu. Do tego celu służą serwery NAS oraz macierze dyskowe.
Serwery NAS (Network Attached Storage) to proste w obsłudze urządzenia, które podłącza się do sieci lokalnej, tworząc wspólny dysk dla wszystkich pracowników. Sprawdzają się one w małych firmach i biurach.
Macierze dyskowe to znacznie bardziej zaawansowane systemy składające się z wielu dysków pracujących razem w konfiguracjach RAID (np. RAID 5, 6 lub 10), które chronią dane na wypadek awarii jednego lub kilku nośników. Oferują one bardzo wysoką wydajność, dzięki czemu używa się ich w serwerowniach do obsługi krytycznych aplikacji i baz danych. Najczęściej działają w ramach sieci SAN (Storage Area Network), udostępniając serwerom zasoby na poziomie blokowym, co jest znacznie szybsze niż dostęp plikowy w NAS.
Samo przechowywanie danych, nawet w najlepszych systemach, nie chroni przed ich przypadkowym usunięciem czy zaszyfrowaniem przez wirusa. Z tego powodu niezbędnym uzupełnieniem każdego systemu IT jest backup i archiwizacja. Backup polega na regularnym tworzeniu kopii zapasowych najważniejszych danych i przechowywaniu ich w innej lokalizacji. W razie awarii pozwala to szybko przywrócić system do stanu sprzed zdarzenia.
Z kolei archiwizacja to proces długoterminowego przechowywania danych, które nie są już aktywnie używane, ale muszą być zachowane ze względów prawnych. Prawidłowo wdrożona strategia backupu, często oparta na regule 3-2-1, to fundament bezpieczeństwa informatycznego. Zasada ta mówi o posiadaniu trzech kopii danych na dwóch różnych rodzajach nośników (np. na dysku i na taśmie magnetycznej), z czego jedna z nich musi znajdować się poza główną lokalizacją firmy. Taki model chroni przed niemal każdym scenariuszem utraty danych.
