Profesjonalny zestaw wideokonferencyjny to zintegrowany system, w którym każdy element odgrywa ważną rolę. Jego „mózgiem” jest kodek, czyli urządzenie lub oprogramowanie, które kompresuje i przesyła obraz oraz dźwięk przez internet. Za rejestrację obrazu odpowiadają profesjonalne kamery PTZ (Pan-Tilt-Zoom) o rozdzielczości 4K i szerokim kącie widzenia. Aby spotkanie było bardziej dynamiczne, wyposażono je też w inteligentne funkcje: automatyczne kadrowanie grupy i śledzenie mówcy.
Równie ważny jest dźwięk. Zaawansowane mikrofony, często w formie dyskretnych paneli sufitowych lub modułów nabiurkowych, wykorzystują technologie kształtowania wiązki i redukcji szumów, aby precyzyjnie zbierać głos mówcy bez hałasów z tła. Całość uzupełniają głośniki zoptymalizowane do naturalnego odtwarzania ludzkiej mowy.
Systemy wideokonferencyjne można precyzyjnie dopasować do wielkości i przeznaczenia pomieszczenia. W małych salkach (tzw. huddle roomach) dla kilku osób najlepiej sprawdzają się kompaktowe wideobary. Są to zintegrowane urządzenia, które w jednej obudowie mieszczą kamerę, mikrofony oraz głośniki – montuje się je pod lub nad monitorem. Do średnich sal konferencyjnych potrzeba już systemów modułowych, składających się z osobnej kamery PTZ, kodeka oraz dodatkowych modułów mikrofonowych – pozwala to elastycznie rozmieścić komponenty i objąć zasięgiem całą przestrzeń.
Aby profesjonalnie przeprowadzić duże spotkanie zarządu, szkolenie czy wydarzenie hybrydowe, największe sale i audytoria wyposaża się w złożone instalacje, często z kilkoma kamerami i zaawansowanym systemem nagłośnienia.
Profesjonalny system wideokonferencyjny kończy z problemami technicznymi, które zakłócają spotkania online. Gdy pracownicy nie muszą walczyć ze sprzętem, mogą skupić się na merytorycznej rozmowie. Dzięki temu praca hybrydowa przebiega sprawniej, a firma lepiej wykorzystuje zdalne zespoły.
