Aby rozpocząć spotkanie w sali konferencyjnej, często trzeba wykonać kilka oddzielnych czynności: jednym pilotem włączyć projektor, drugim opuścić ekran, a na panelu systemu wideokonferencyjnego wybrać właściwe źródło obrazu. Taki proces jest czasochłonny i niepotrzebnie stresuje użytkowników. Zintegrowany system sterowania upraszcza tę procedurę, sprowadzając obsługę całej sali do naciśnięcia jednego przycisku.
System centralnego sterowania to „mózg”, który łączy wszystkie urządzenia w pomieszczeniu w jeden spójny system. Jego głównym elementem jest jednostka centralna (procesor), do której są podłączone wszystkie elementy instalacji: projektor lub monitor, ekran projekcyjny, nagłośnienie, oświetlenie, rolety, a nawet klimatyzacja. Użytkownik nie musi już wchodzić w interakcję z każdym z tych urządzeń osobno. Zamiast tego ma do dyspozycji jeden, prosty interfejs – najczęściej panel dotykowy na stole, klawiaturę naścienną lub aplikację na tablecie. Jest on projektowany na zamówienie, a jego przyciski opisane są w zrozumiały sposób, na przykład „Rozpocznij prezentację” czy „Spotkanie wideo”.
Siła systemów sterowania leży w możliwości programowania tzw. scenariuszy. Jeden przycisk na panelu dotykowym uruchamia całą sekwencję zaprogramowanych wcześniej zdarzeń. Na przykład po naciśnięciu przycisku „Prezentacja” system może automatycznie:
Cały ten proces trwa kilkanaście sekund. Podobnie, naciśnięcie przycisku „Zakończ spotkanie” przywraca salę do stanu początkowego. Dzięki temu każdy, nawet osoba, która jest w sali po raz pierwszy, może samodzielnie i bezstresowo rozpocząć spotkanie.
Wdrożenie systemu sterowania przynosi firmie realne oszczędności. Przede wszystkim ogranicza liczbę wezwań do działu IT z prośbą o pomoc w obsłudze sali, więc pracownicy techniczni mogą skupić się na ważniejszych zadaniach. Upraszczając obsługę, system zachęca do częstszego korzystania z dostępnych technologii. Buduje też profesjonalny wizerunek organizacji w oczach klientów i partnerów biznesowych.
