Jeśli hybrydowa wideokonferencja ma się udać, sprzęt musi być ze sobą kompatybilny. Przede wszystkim chodzi tu o ekrany, mikrofony, panele sterujące oraz wygłuszające. Jeśli ominiesz choć jedną z wymienionych rzeczy, szybko wywołasz usterki na łączach i zablokujesz spotkanie zespołu z klientem. Dowiedz się, jak zaplanować wdrożenia AV w biurze i zapobiec problemom technicznym.
To, czy wyświetlane slajdy będą widoczne, zależy bezpośrednio od parametrów sprzętu. Jeśli obraz zgaśnie lub straci ostrość, uczestnicy szybko zrezygnują z aktywnej rozmowy.
Do wyświetlania tego typu materiałów często służy klasyczny projektor do sali konferencyjnej. Jednak przy jasnym oświetleniu trzeba użyć mocniejszych urządzeń – z reguły o jasności co najmniej 5000 ANSI lumenów, a w większych pomieszczeniach nawet 7000\.
Projektory do sal spotkań warto wyposażyć w specjalne, szare płótna. Pochłaniają one światło otoczenia lepiej niż białe, dając wyraźniejszy kontrast przy włączonym oświetleniu biurowym. Najlepsze z nich stosują technologię powierzchni Ambient Light Rejection (ALR), która kierunkuje światło z projektora w stronę widza, pochłaniając jednocześnie to słoneczne i świetlówkowe. Podnosi to kontrast obrazu bez konieczności opuszczania rolet w biurze.
Wybierz ekrany z matową powłoką i jasne projektory. Dzięki temu zespół bez problemu odczyta dane ze slajdów, nawet gdy w biurze świeci ostre słońce.
Instalacje biurowe bardzo często napotykają problemy ze sprzętem audio. Są to przede wszystkim echo i pogłos, które utrudniają zrozumienie rozmówcy i skutecznie zniechęcają zespół do dyskusji. Jeśli chcesz tego uniknąć, musisz dobrze zaplanować tor mikrofonowy. Jak to zrobić?
W przypadku gdy uczestnicy siedzą przy długim stole, sprawdzą się modele sufitowe z technologią beamforming. Potrafią one kierunkowo zbierać głos konkretnej osoby, ignorując przy tym choćby szum klimatyzatora. W przypadku mniejszych pomieszczeń postaw na zestawy konferencyjne typu soundbar. Zamontujesz je bezpośrednio pod ekranem, zyskując od razu głośniki i matryce mikrofonowe.
W razie wątpliwości zerknij na poniższą tabelę:
| Rodzaj mikrofonu | Zasięg skutecznego zbierania dźwięku | Gdzie warto stosować? |
|---|---|---|
| Nastołowy powierzchniowy (Boundary) | 1,5–2,5 m | Małe i średnie sale spotkań (Huddle Rooms) |
| Sufitowy z formowaniem wiązki (Beamforming) | 4–8 m | Duże sale konferencyjne i przestrzenie wielofunkcyjne |
| Zintegrowany w soundbarze | 3–5 m | Średnie sale konferencyjne (do 8 osób) |
Według polskiej normy PN-B-02151-4 czas pogłosu powinien wynosić 0,6–0,9 s. W pokojach ze szklanymi ścianami wartość ta nierzadko przekracza 1,2 sekundy, a wtedy mikrofonowe algorytmy odszumiające przestają działać. Jednak można temu zaradzić, wieszając na twardych ścianach panele akustyczne z wełny mineralnej. Wtedy sprzęt znów zacznie wyłapywać wyłącznie ludzki głos.
Dopasuj czułość mikrofonów do rozmiaru stołu oraz wygłusz ściany, by zagraniczni kontrahenci przestali ciągle powtarzać „nie słyszę”.
Nawet najdroższy system wideokonferencyjny na niewiele się zda, gdy pracownicy nie będą wiedzieć, jak go włączyć. Jeśli przed każdym spotkaniem szukają kabli i restartują laptopy, żeby sprzęt zadziałał, w końcu całkiem przestaną z niego korzystać.
Dlatego na stole konferencyjnym powinien być panel dotykowy, który pozwala zacząć rozmowę jednym przyciskiem (One Touch Join). Wystarczy nacisnąć na nim jeden przycisk, który uruchamia kamerę i mikrofony, a także połączy system z Teams lub Zoom. Dzięki temu spotkanie startuje punktualnie w kilka sekund.
Przed projektowaniem łączności dla sali konferencyjnej warto także sprawdzić:
Skonfiguruj urządzenia tak, by kamerę i mikrofon dało się włączyć jednym przyciskiem. Tylko wtedy pracownicy zaczną z nich korzystać bez wzywania pomocy z działu IT.
Na koniec trzeba połączyć nagłośnienie, ekrany i panele tak, by fizycznie się nie zakłócały. Zrobisz to, rozdzielając dokładnie trasy poszczególnych kabli. Jeśli użyjesz niewłaściwych standardów przewodów, sygnał będzie przerywać i pojawią się wyraźne opóźnienia (tzw. latencja). Dlatego ekrany i głośniki muszą płynnie wymieniać dane między sobą.
Zaplanuj kompatybilność sprzętu i przepustowość przewodów jeszcze przed remontem biura. Unikniesz wtedy kucia ścian, a materiały będą wyświetlane płynnie.
Dobrze dobrane ekrany i mikrofony spełniają swoje zadanie od momentu wejścia do sali. Dzięki temu pracownicy nie muszą już zaglądać pod stół w poszukiwaniu odpowiedniego kabla, tylko od razu siadają i rozmawiają z klientem.
